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游秀君

  • 文章分類:管理
  • 參訓課程:專案管理實務應用-時程、品質、成本的規劃與管控-使用微軟Project 2016

學會為專案管理量身訂做的軟體:微軟Project,讓我輕鬆掌握專案細節

在專案管理中碰到瓶頸,決定到恆逸進修專業軟體

       雖然已經上過PMP專案管理課程,但對於專案管理中的成本、時程控管上,還是常常無法掌握到細節,以前都是用Excel規劃時程和成本控制,在日期調整上很辛苦,都要自己手動,要避開六日或連假、要算進去補班的時間等等,光是要跟老闆彙報專案時程就舉步維艱,更不用說執行面也有一堆問題。

 

       後來上網查到微軟有一套非常適合專案管理使用的軟體:微軟Project,這套軟體是為了專案管理量身訂做,但我發現軟體使用上需要一點技巧,市面上的書籍不僅很難閱讀,也無法透徹了解,經過朋友介紹,得知恆逸有專門學習微軟Project的課程,評價很好,所以決定報名上課。

 

老師是擁有PMP證照的高手,讓我學習融會貫通不死記,節省很多自學時間

       課程為期兩天,第一天老師先簡單帶過PMP一些基本觀念,接著就提到專案管理最重要的需求說明:執行專案一定有甲方跟乙方,而最重要的就是甲方需求,除了開會以外還有很多種方法(訪談、雛型等等),可以蒐集到甲方完整需求,而需求說明會影響整個專案成敗,不可不知。

 

       了解甲方需求說明以後,老師會帶著我們寫範疇說明書(Scope Statement)。在學會範疇說明書以前,我以為範疇說明書是每個人想怎麼寫就怎麼寫,沒有一定的準則跟規範,也因此常常忘東忘西,想到才寫;但經過老師的傳授並拿到範本以後,有種豁然開朗的感覺,原來有更好的方式,可以降低專案中的風險,也可以清楚地跟甲方說明交付標的物,這部分我覺得非常受用,也推薦各位在這部分多花些力氣集中精神!

 

       範疇說明書完成以後,老師接著解釋WBS和WBS說明文件,講解如何將範疇說明書中的交付標的物,拆解成階段,再拆解成工作包,最後拆解成活動,變成微軟Project中我們常常看到的複雜且完整的任務列表;過程中老師會一邊解釋原因,一邊帶著大家操作微軟Project,相較之下,市面上的書籍只告訴你功能,卻沒告訴你功能背後表達的意義是什麼,學習效果差異很大。因為功能是死的,若沒有這些了解這些意義,光是學會功能也不會用,真正要了解成因才能讓專案順利完成;非常感謝這部分老師的解說,老師同樣也是擁有PMP證照的專案管理高手,還有許多國際專案管理的經驗,由於有這樣的背景,使得老師在解釋微軟Project的時候,能更貼近實際運用,學習效果非常好。

 

       後面會帶到微軟Project成本跟時程的詳細功能說明:安排資源時遇到的衝突(可使用內建的撫平資源)、壓縮時程必須壓縮在Critical Path(要徑)上的活動才有意義等等,老師也額外補充非常多實際做專案會遇到的問題,除了微軟Project使用技巧外,還有其他外面聽不到的專案管理經驗分享,覺得能上到這堂課非常幸運,節省我很多上網搜尋微軟Project用法的時間,更節省我去找市面上的書籍並融會貫通的時間!

 

14小時的課程,讓我在工作上受用無窮,真心推薦給大家

       經過兩天14小時的課程,未來做專案時候,就可以利用微軟Project掌握時程跟成本,也能從零開始,慢慢從甲方需求說明,接著是範疇說明書,到WBS說明文件,最後完成一個詳細的微軟Project專案,並且能從微軟Project檔案中看到成本、時程、人力資源分配等等資訊,可以提供開會、老闆Review、甲方開會時等不同時機使用,我覺得相當受用,非常推薦給所有人,不管是不是PM,都很值得上這門課!

 

 

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