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大數據/商業數據分析

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盧運蓉

  • 文章分類:大數據/商業數據分析
  • 參訓課程:商業數據分析-Excel 2024資料處理自動化
  • 現  職:營造業/特別助理

Excel VBA自動化是巨量資料處理救星,完全解決我的工作痛點

 

營造業背景與工程管理職務

目前主要是在營造產業,主要職務內容是整理工程資料、安排工程進度以及政府標案管理等等,會有許多例行事務。

工作自動化與團隊能力提升的VBA學習動機

我會選擇這堂課,一方面是因為工作中有很多 Excel 的例行資料整理需要自動化,另一方面公司也認為團隊的 Excel 能力需要提升,所以透過公司提案讓我們來上課,希望能將學到的 VBA 應用於工作上實際使用。

講師系統化教學與實作練習的助益

老師對我上課吸收最有幫助的地方,是他在教每一段 VBA 或 Excel 自動化流程時,都會先把操作拆成很清楚的「一步一步」。
 

例如從哪裡開啟編輯器、怎麼抓到正確的資料範圍、每一行程式碼的作用是什麼,他都會邊做邊講,讓我們不會只看到結果卻不知道中間發生什麼事。
 

更重要的是,老師不只教「怎麼做」,還會補充背後的原理與邏輯,讓我理解為什麼要這樣寫、這樣跑,遇到類似情境時也能自己舉一反三。

最後他一定會留時間讓我們實際實作練習,自己動手重做一遍,過程中有卡住也可以馬上問。讓我覺得真的有參與到學習,而不是一昧聽課或死記硬背,也因為有反覆練習,我覺得吸收速度更快,學完後比較有信心把技巧帶回工作上用,不是只是會課本上的習題實作而已。

實用VBA技巧:資料聚焦與巨集錄製的應用

我覺得這次課程最有收穫的部分,主要是兩個觀念/技術:「螢光筆效果的 VBA 操作」和「錄製巨集產生 VBA 程式碼」。

 

先說螢光筆的功能,老師示範用 VBA 讓我只要點到某一行資料,那一行就會自動上色,視線可以立刻聚焦;等我點到別行或取消選取時,又能恢復原狀。這對我平常需要看大量工程或標案資料的人來說非常實用!因為表格常常很長、欄位又多,以前靠眼睛找會很容易看花或漏看,有了這種「自動標記正在看的行」的效果,整理與核對資料時就更不容易出錯了,也真的減少許多視覺疲勞的狀況。

第二個是錄製 VBA(錄製巨集)這件事。以前我會覺得「寫不出來就卡住」,需要上網查很多相關資料(有時還看不懂),寫完整個程式可能半天、整天就過去了;但老師教我們可以先用錄製巨集把操作步驟記下來,讓 Excel 自動生成一段 VBA,再回頭去看它怎麼寫、哪些地方可以精簡或改成適合自己需求的版本。

 

對我來說這是一個很重要的實用技巧兼學習方法:一方面節省很多時間、降低從零開始寫程式的壓力;另一方面也能透過「先做一次→看程式碼→再調整」去累積語感和理解。當然我也同意老師說的,錄製只是起點,自己還是要理解每一段程式的意義,才有辦法真正修改成符合工作情境的自動化流程。總之這兩個技巧真的很貼近我的工作痛點,也是我覺得最實用、最能立刻帶回去用的收穫。

 VBA應用於營造業資料自動化與效率提升

上完這三天課後,我覺得對工作最直接的幫助會是在「大量、重複、容易出錯」的資料整理上。以我目前在營造工程產業的工作來說,常常要整理工程資料、標案文件、各式表單與明細,像是把不同來源的資料匯整成同一格式、依規則分類、檢查欄位是否漏填、套用固定的表格樣式與輸出報表等,過去大多靠人工一步一步做,不但耗時,遇到趕件還容易因為眼花或疏忽造成錯誤。

 

上完課後,將 VBA 應用在公司許多重複的文件資料處理上,讓團隊大家可以使用一個神奇按鈕即可快速、自動化地處理資料內容。也因為老師在上課時強調使用者使用經驗,讓我更能考慮到團隊在使用上會遇到困難或誤操作或疏忽的地方進行調整。

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