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邱偉恆

  • 文章分類:管理
  • 參訓課程:專案管理實務應用-專案成本分析技巧與預算編列-使用微軟Project及Excel

專案管制計劃書應該在專案執行前備便,才不會有閉門造車的困境

這次參加恆逸教育訓練中心所上的課程是『管理實務應用 - 時程、品質、成本的規劃與管控-使用微軟 Project 2016』,會選擇這堂課主要的願意,是因為它和自己從事的專案管理工作息息相關,對我現在負責的專案,時程,品質和成本,是極為重要的環節,常遇到甲乙雙方先期研討的範疇不明,導致雙方因爲立場、認知的不同,在專案執行的過程中就發生很多突發狀況,造成期程延長以及預算增加,所以希望能從這堂課學會如何有效的規劃和掌控,俾專案遂行。

上課時,一開始老師就針對專案成本的架構給了破題的說明,請所有學員們就身為產製方乙方的角度,就合約內應有的成本該包含那些彼此互動討論,經由老師分析拆解下,除了開發成本、間接成本、保固成本及利潤成本(profit)等為大眾熟知的,更提出風險成本(risk cost)的概念,學員有了這架構的認知後,再分別解釋這些成本如何定義、計算及管控,接續運用軟體(Project及Excel等),實際帶入案例來操作。

 

老師也特別提出,為了規範乙方可以產出符合甲方想要的產品,首先雙方務必要完成專案範疇聲明,惟有雙方經過討論及交流,方可以確認專案的未來走向,所謂的專案範疇聲明,裡面可能包含著範疇說明、交付標的、允收準則、排除事項、限制以及假設等要件,逐一雙方確認,才不至於造成後續驗收及檢驗相關疑慮,導致專案延宕或是無法達成。

專案能夠執行順利,不可少掉的是專案管理計畫書,老師說明專案管理計畫書包含了專案範疇聲明、工作分解結構(WBS)、WBS說明會表等要素,上面三項要素,可以幫助專案大大降低執行風險,因為甲乙雙方有共同的標準,達成共識的了解專案核心目標,不會有閉門造車的困境,也才不會因為各自的立場而導致專案執行困擾,故專案管制計劃書應該在專案執行前備便,好據以管制專案執行。為了增加學員的體認和記憶,老師給了我們一個範例實際操作,運用分組討論方式,針對有關基礎系統建置專案,請學員進行腦力激盪,藉由團隊合作和互相討論比較,大大加深我們的印象。

 

我們一開始先針對各個階段討論出WBS的工作包,進行拆解,以各個活動去定義完工的準則,再藉由各個小組成員的分工研討出該完成的工作,並且提出讓各組參考,因為各自的想法不同,同一個專案範例,呈現出來,每一組產出的東西都不一樣,證明專案的面相很廣,要多方考慮,希望這次的收穫,能讓我以後運用在工作上,管制專案更加順利。

 

 

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